ประกอบด้วยขั้นตอน
การรวบรวม การตรวจสอบ และจัดเตรียมข้อมูล ให้ถูกต้อง สมบูรณ์ และเหมาะสม
การนำเข้าข้อมูลประกอบด้วย
1) การรวบรวมข้อมูล
การรวบรวมข้อมูลอาจเป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งกำเนิดข้อมูลโดยใช้วิธีสังเกตหรือสอบถาม
เช่น ข้อมูลคะแนนสอบจากสมุดประจำตัวนักเรียน ใบฝากหรือถอนเงิน
ข้อมูลจากการอ่านบาร์โค้ดของสินค้า หรือรวบรวมข้อมูลจากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว เช่น
ข้อมูลในวารสาร และรายงานการวิจัย
2) การตรวจสอบข้อมูล
เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว
จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง
ข้อมูลที่เก็บเข้าระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ หากข้อมูลมีความผิดพลาด
จะทำให้ผลลัพธ์จากการประมวลผลผิดพลาดไปด้วย หากตรวจพบต้องทำการแก้ไข
3) การเตรียมข้อมูล
ข้อมูลที่มีการรวบรวมมานั้น
อาจมีหลากหลายรูปแบบที่แตกต่างกันไป ทำให้การนำไปประมวลผลอาจเกิดความผิดพลาดได้
ดังนั้นจึงควรมีการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อความสะดวกในการประมวลผลและให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง
จากรูปด้านล่าง
เมื่อพิจารณาข้อมูลวันเกิดจะเห็นว่ามีรูปแบบที่แตกต่างกัน และต้องการนำไปประมวลผล
ถ้าข้อมูลมีจำนวนมาก และใช้มนุษย์เป็นผู้ประมวลผล ผลลัพธ์อาจผิดพลาดได้ เช่น
ต้องการหาจำนวนคนที่เกิดก่อนวันที่ 13 เมษายน พ.ศ.2547 เป็นต้น
หากใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล
แต่ข้อมูลมีรูปแบบที่แตกต่างกัน ทำให้คอมพิวเตอร์ไม่สามารถประมวลผลได้ ดังนั้น
เราจึงควรเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการประมวลผลการประมวลผลข้อมูล คือ การดำเนินการต่างๆ
กับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้งานมากยิ่งขึ้น
ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล
เรียกว่า สารสนเทศ ซึ่งอาจอยู่ในรูปของแบบฟอร์มหรือรายงานที่สะดวกต่อการนำไปใช้
หรือยู่ในรูปแบบอิล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึก
เพื่อนำไปประมวลผลในอนาคตต่อไป ในบางครั้งเราจะพบว่า มีการใช้คำว่า
การประมวลผลสารสนเทศ แทนคำว่า การประมวลผลข้อมูล ซึ่งมีความหมายที่ไม่แตกต่างกัน
วิธีการประมวลผลข้อมูลประกอบด้วยการทำงานลักษณะต่างๆ
ดังนี้
1) การจัดกลุ่มหรือจำแนกประเภท เป็นการจัดข้อมูลที่มีลักษณะหรือคุณสมบัติคล้ายคลึงกันไว้กลุ่มเดียวกันเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการในการประมวลผล
เช่น การจำแนกรายชื่อนักเรียนตามระดับชั้น
การจำแนกรายการเบิก-จ่ายเงินในบัญชีธนาคารตามประเภทของการฝาก การจัดกลุ่ม
หรือจำแนกประเภทข้อมูลมีประโยชน์ในการจัดเก็บ ค้นหา
หรือจัดส่งข้อมูลไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง
2) การเรียงลำดับ เป็นการจัดเรียงข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักษรตามลำดับที่ต้องการเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย
การเรียงอาจเรียงจากมากไปหาน้อยหรือจากน้อยไปหามาก เช่น
จัดเรียงเลขประจำตัวตามลำดับรายชื่อนักเรียน
จัดเรียงรายการเบิก-จ่ายเงินในบัญชีธนาคารตามวันที่ของรายการเบิก-จ่าย
จากอดีตมาถึงปัจจุบัน การจัดเรียงข้อมูลช่วยให้สามารถเรียกใช้หรือค้นหาข้อมูลทำได้ง่าย
สะดวก และประหยัดเวลา
3) การคำนวณ ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ
ข้อความ และตัวเลข
ดังนั้นอาจมีความจำเป็นต้องมีการคำนวณข้อมูลที่ได้มาเพื่อหาผลลัพธ์แล้วนำมาใช้ตามความต้องการ
เช่น คำนวณหาคะแนนเฉลี่ยจากคะแนนสอบกลางภาคของนักเรียนทั้งหมด
คำนวณหาดอกเบี้ยและภาษีของยอดเงินฝากประจำ
คำนวณวันและเวลาที่จะเกิดสุริยุปราคาเต็มดวง
4) การค้นคืน เป็นการเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะกลุ่มข้อมูลที่สนใจ
เช่น คะแนนสอบของนักเรียนที่มีเลขประจำตัว 40041113 คะแนนเฉลี่ยนักเรียนที่เกิน
3.80
5) การรวมข้อมูล เป็นการรวมข้อมูลตั้งแต่
2 ชุดเข้าด้วยกันอย่างมีลำดับ เช่น
ข้อมูลนักเรียนเก่ากับนักเรียนที่เข้าเรียนใหม่ ข้อมูลลูกค้าในสาขาต่างๆ ของธนาคาร
6) การสรุป เป็นการรวบรวมเฉพาะใจความสำคัญของข้อมูลในรูปแบบที่กะทัดรัดเพื่อให้สะดวกต่อการทำความเข้าใจหรือนำมาวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ
เช่น สรุปจำนวนนักเรียนที่สอบผ่าน
สรุปจำนวนลูกค้าที่เปิดบัญชีเพิ่มในเดือนกุมภาพันธ์
ในการประมวลผลนั้น
ถ้าข้อมูลมีจำนวนไม่มากและใช้ในงานขนาดเล็ก การประมวลผลก็สามารถทำด้วยมือได้
แต่ถ้าในงานขนาดใหญ่ มีข้อมูลมากขึ้น จะมีการนำเครื่องจักรหรือคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นอุปกรณ์เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานและช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่าย
เพื่อเก็บบันทึกผลลัพธ์บางส่วนที่ยังไม่ต้องการนำไปใช้งาน
ในขณะนั้นลงสู่สื่อบันทึกข้อมูล ตลอดจนปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ การเก็บรักษาข้อมูลที่ดีจะต้องคำนึงถึงวิธีการนำข้อมูลที่เก็บรักษามาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
การเก็บรักษาข้อมูลมีดังนี้
1. การจัดเก็บข้อมูล
ข้อมูลที่มีการสำรวจ
รวบรวม หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ
จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์
เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี และหน่วยความจำแบบแฟลช
2. การสำเนาข้อมูล
การจัดทำสำเนาข้อมูลจากชุดเดิมเพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับข้อมูล
และเมื่อมีข้อมูลที่จัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ การทำสำเนาจะทำได้ง่าย
และทำได้เป็นจำนวนมาก อุปกรณ์ที่ใช้ทำสำเนา เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร
สื่อบันทึก เช่น แผ่นบันทึก แผ่นซีดี และแผ่นดีวีดี
3. การปรับปรุงข้อมูล
การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้มีความทันสมัยสอดคล้องกับเหตุการณ์และเวลาที่เปลียนแปลงไป
เช่น การเปลี่ยนที่อยู่หรือหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า
การเปลี่ยนอัตราที่ใช้คำนวณดอกเบี้ยหรือภาษี สำหรับเงินฝากประจำ
การแสดงผล คือ
การจัดรูปแบบของสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงาน
ตาราง แบบฟอร์ม แผนภูมิ ฯลฯ เพื่อให้สะดวกในการศึกษา
ง่ายต่อการทำความเข้าใจและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของปัญหาการแสดงผลลัพธ์
มีทั้งที่เป็นข้อความ ภาพ เสียง วีดิทัศน์ เป็นต้น
ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการแสดงผลลัพธ์ เช่น
การไฟฟ้าใช้เครื่องพิมพ์แสดงค่าไฟฟ้าประจำเดือน ห้างสรรพสินค้าให้เครื่องพิมพ์แสดงรายการและราคาสินค้า
การตรวจข้อสอบใช้เครื่องพิมพ์แสดงคะแนนที่ได้จากการตรวจ
โรงเรียนใช้เครื่องพิมพ์ทำสรุปรายงานคะแนนเฉลี่ยแต่ละภาคเรียน
ในปัจจุบันได้นำการสื่อสารข้อมูลมาใช้กับการจัดการสารสนเทศ
เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศระหว่างกันได้
ซึ่งจะส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งหรือกระจายออกไปยังปลายทางจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว
เช่น การใช้อินเทอร์เน็ตส่งอีเมล์
หรือสนทนาผ่านเครือข่ายการใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่ฟังวิทยุหรือดูโทรทัศน์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น