10.ระดับของสารสนเทศ

ปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากสังคมในยุคปัจจุบันถือได้ว่าเป็นสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) กล่าวคือ คนในสังคมใช้ข้อมูลและสารสนเทศในการตัดสินใจ มีการเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตสูงขึ้น ทั้งนี้เพราะสารสนเทศเป็นสิ่งที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้ใช้มีความแม่นยำ ให้นักเรียนลองจินตนาการดูว่า หากนักเรียนต้องการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการเดินเข้าไปที่ร้านและเลือกพิจารณาคอมพิวเตอร์ทีละยี่ห้อเพื่อเปรียบเทียบด้วยตนเองนั้น นักเรียนคงต้องใช้เวลาเป็นวันในการเทียบเคียงข้อมูล แต่ปัจจุบันหากนักเรียนต้องการข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ เพียงแต่เข้าอินเทอร์เน็ต นักเรียนจะพบว่ามีหลายเว็บไซต์ที่ให้นักเรียนกรอกความต้องการการใช้งานเครื่อง แล้วเว็บไซต์จะประมวลผลและนำเสนอเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะและรุ่นใกล้เคียงกับความต้องการได้เพียงเสี้ยววินาที ซึ่งนี่เป็นแค่ตัวอย่างของการใช้งานสารสนเทศของผู้ใช้เป็นรายบุคคลเท่านั้น ปัจจุบันหน่วยงานหรือองค์กรต่าง ๆ ได้นำสารสนเทศมาใช้ในการตัดสินใจมากขึ้น ซึ่งระดับของสารสนเทศเป็นระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศ มีอยู่ด้วยกัน 3 ระดับ ดังนี้

1. ระดับบุคคล 

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับบุคคลนั้น จะเป็นการที่แต่ละบุคคลในองค์กรจะสร้างและใช้สารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนตัวเท่านั้น เช่น การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดในการพิมพ์เอกสาร การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์ในงานนำเสนอสำหรับการสอนหรือบรรยาย โดยสามารถกรอกข้อความ ตาราง ภาพ ภาพเคลื่อนไหวและเสียง ที่ช่วยดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจตลอดเวลา การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลล์กรอกข้อมูล คำนวณ สร้างกราฟ และทำนายผลลัพธ์ของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นต้น 2. ระดับกลุ่ม 

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับกลุ่มนั้น จะเป็นการที่กลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกันจะสร้างและใช้สารสนเทศร่วมกัน ซึ่งจะส่งเสริมการดำเนินงานของกลุ่มให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

        หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้หรือระยะไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ได้แก่ ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน 

2. ระดับกลุ่ม 

ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับกลุ่มนั้น จะเป็นการที่กลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกันจะสร้างและใช้สารสนเทศร่วมกัน ซึ่งจะส่งเสริมการดำเนินงานของกลุ่มให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
        หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้หรือระยะไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ได้แก่ ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน 

3. ระดับองค์กร 

            ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับองค์กรนั้น จะเป็นการที่แผนกต่าง ๆ ในองค์กร เช่น แผนการขายและการตลาด แผนการผลิต แผนกจัดซื้อ แผนกบุคคล แผนกการเงินและการบัญชี เป็นต้น มีการสร้างและส่งผ่านสารสนเทศจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งได้โดยสร้างสารสนเทศในรูปแบบรายงาน หรือกราฟเพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบการตัดสินใจได้

        หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกต่าง ๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายเพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน

        สิ่งที่สำคัญของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มและระดับองค์กร คือ การเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายทั้งภายในองค์กรและการเชื่อมโยงภายนอกองค์กร เพื่อให้มีการสื่อสารและส่งข้อมูลถึงกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

9.การจัดการสารสนเทศ

ประกอบด้วยขั้นตอน การรวบรวม การตรวจสอบ และจัดเตรียมข้อมูล ให้ถูกต้อง สมบูรณ์ และเหมาะสม การนำเข้าข้อมูลประกอบด้วย

1) การรวบรวมข้อมูล

การรวบรวมข้อมูลอาจเป็นการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งกำเนิดข้อมูลโดยใช้วิธีสังเกตหรือสอบถาม เช่น ข้อมูลคะแนนสอบจากสมุดประจำตัวนักเรียน ใบฝากหรือถอนเงิน ข้อมูลจากการอ่านบาร์โค้ดของสินค้า หรือรวบรวมข้อมูลจากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว เช่น ข้อมูลในวารสาร และรายงานการวิจัย

2) การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าระบบต้องมีความน่าเชื่อถือ หากข้อมูลมีความผิดพลาด จะทำให้ผลลัพธ์จากการประมวลผลผิดพลาดไปด้วย หากตรวจพบต้องทำการแก้ไข

3) การเตรียมข้อมูล

ข้อมูลที่มีการรวบรวมมานั้น อาจมีหลากหลายรูปแบบที่แตกต่างกันไป ทำให้การนำไปประมวลผลอาจเกิดความผิดพลาดได้ ดังนั้นจึงควรมีการเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อความสะดวกในการประมวลผลและให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

จากรูปด้านล่าง เมื่อพิจารณาข้อมูลวันเกิดจะเห็นว่ามีรูปแบบที่แตกต่างกัน และต้องการนำไปประมวลผล ถ้าข้อมูลมีจำนวนมาก และใช้มนุษย์เป็นผู้ประมวลผล ผลลัพธ์อาจผิดพลาดได้ เช่น ต้องการหาจำนวนคนที่เกิดก่อนวันที่ 13 เมษายน พ.ศ.2547 เป็นต้น

หากใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการประมวลผล แต่ข้อมูลมีรูปแบบที่แตกต่างกัน ทำให้คอมพิวเตอร์ไม่สามารถประมวลผลได้ ดังนั้น เราจึงควรเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบเดียวกันเพื่อให้ง่ายต่อการประมวลผลการประมวลผลข้อมูล คือ การดำเนินการต่างๆ กับข้อมูลเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการนำไปใช้งานมากยิ่งขึ้น

ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล เรียกว่า สารสนเทศ ซึ่งอาจอยู่ในรูปของแบบฟอร์มหรือรายงานที่สะดวกต่อการนำไปใช้ หรือยู่ในรูปแบบอิล็กทรอนิกส์ที่จัดเก็บอยู่ในสื่อบันทึก เพื่อนำไปประมวลผลในอนาคตต่อไป ในบางครั้งเราจะพบว่า มีการใช้คำว่า การประมวลผลสารสนเทศ แทนคำว่า การประมวลผลข้อมูล ซึ่งมีความหมายที่ไม่แตกต่างกัน

วิธีการประมวลผลข้อมูลประกอบด้วยการทำงานลักษณะต่างๆ ดังนี้

1) การจัดกลุ่มหรือจำแนกประเภท เป็นการจัดข้อมูลที่มีลักษณะหรือคุณสมบัติคล้ายคลึงกันไว้กลุ่มเดียวกันเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการในการประมวลผล เช่น การจำแนกรายชื่อนักเรียนตามระดับชั้น การจำแนกรายการเบิก-จ่ายเงินในบัญชีธนาคารตามประเภทของการฝาก การจัดกลุ่ม หรือจำแนกประเภทข้อมูลมีประโยชน์ในการจัดเก็บ ค้นหา หรือจัดส่งข้อมูลไปยังส่วนที่เกี่ยวข้อง

2) การเรียงลำดับ เป็นการจัดเรียงข้อมูลตัวเลขหรือตัวอักษรตามลำดับที่ต้องการเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่าย การเรียงอาจเรียงจากมากไปหาน้อยหรือจากน้อยไปหามาก เช่น จัดเรียงเลขประจำตัวตามลำดับรายชื่อนักเรียน จัดเรียงรายการเบิก-จ่ายเงินในบัญชีธนาคารตามวันที่ของรายการเบิก-จ่าย จากอดีตมาถึงปัจจุบัน การจัดเรียงข้อมูลช่วยให้สามารถเรียกใช้หรือค้นหาข้อมูลทำได้ง่าย สะดวก และประหยัดเวลา

3) การคำนวณ ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นต้องมีการคำนวณข้อมูลที่ได้มาเพื่อหาผลลัพธ์แล้วนำมาใช้ตามความต้องการ เช่น คำนวณหาคะแนนเฉลี่ยจากคะแนนสอบกลางภาคของนักเรียนทั้งหมด คำนวณหาดอกเบี้ยและภาษีของยอดเงินฝากประจำ คำนวณวันและเวลาที่จะเกิดสุริยุปราคาเต็มดวง

4) การค้นคืน เป็นการเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะกลุ่มข้อมูลที่สนใจ เช่น คะแนนสอบของนักเรียนที่มีเลขประจำตัว 40041113 คะแนนเฉลี่ยนักเรียนที่เกิน 3.80

5) การรวมข้อมูล เป็นการรวมข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุดเข้าด้วยกันอย่างมีลำดับ เช่น ข้อมูลนักเรียนเก่ากับนักเรียนที่เข้าเรียนใหม่ ข้อมูลลูกค้าในสาขาต่างๆ ของธนาคาร

6) การสรุป เป็นการรวบรวมเฉพาะใจความสำคัญของข้อมูลในรูปแบบที่กะทัดรัดเพื่อให้สะดวกต่อการทำความเข้าใจหรือนำมาวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจ เช่น สรุปจำนวนนักเรียนที่สอบผ่าน สรุปจำนวนลูกค้าที่เปิดบัญชีเพิ่มในเดือนกุมภาพันธ์

ในการประมวลผลนั้น ถ้าข้อมูลมีจำนวนไม่มากและใช้ในงานขนาดเล็ก การประมวลผลก็สามารถทำด้วยมือได้ แต่ถ้าในงานขนาดใหญ่ มีข้อมูลมากขึ้น จะมีการนำเครื่องจักรหรือคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นอุปกรณ์เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานและช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่าย

เพื่อเก็บบันทึกผลลัพธ์บางส่วนที่ยังไม่ต้องการนำไปใช้งาน ในขณะนั้นลงสู่สื่อบันทึกข้อมูล ตลอดจนปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ การเก็บรักษาข้อมูลที่ดีจะต้องคำนึงถึงวิธีการนำข้อมูลที่เก็บรักษามาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ การเก็บรักษาข้อมูลมีดังนี้

1. การจัดเก็บข้อมูล

ข้อมูลที่มีการสำรวจ รวบรวม หรือประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บไว้เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี และหน่วยความจำแบบแฟลช

2. การสำเนาข้อมูล

การจัดทำสำเนาข้อมูลจากชุดเดิมเพื่อป้องกันการสูญหายหรือเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับข้อมูล และเมื่อมีข้อมูลที่จัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ การทำสำเนาจะทำได้ง่าย และทำได้เป็นจำนวนมาก อุปกรณ์ที่ใช้ทำสำเนา เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร สื่อบันทึก เช่น แผ่นบันทึก แผ่นซีดี และแผ่นดีวีดี

3. การปรับปรุงข้อมูล

การปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูลให้มีความทันสมัยสอดคล้องกับเหตุการณ์และเวลาที่เปลียนแปลงไป เช่น การเปลี่ยนที่อยู่หรือหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า การเปลี่ยนอัตราที่ใช้คำนวณดอกเบี้ยหรือภาษี สำหรับเงินฝากประจำ

การแสดงผล คือ การจัดรูปแบบของสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบของรายงาน ตาราง แบบฟอร์ม แผนภูมิ ฯลฯ เพื่อให้สะดวกในการศึกษา ง่ายต่อการทำความเข้าใจและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของปัญหาการแสดงผลลัพธ์ มีทั้งที่เป็นข้อความ ภาพ เสียง วีดิทัศน์ เป็นต้น ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการแสดงผลลัพธ์ เช่น การไฟฟ้าใช้เครื่องพิมพ์แสดงค่าไฟฟ้าประจำเดือน ห้างสรรพสินค้าให้เครื่องพิมพ์แสดงรายการและราคาสินค้า การตรวจข้อสอบใช้เครื่องพิมพ์แสดงคะแนนที่ได้จากการตรวจ โรงเรียนใช้เครื่องพิมพ์ทำสรุปรายงานคะแนนเฉลี่ยแต่ละภาคเรียน

ในปัจจุบันได้นำการสื่อสารข้อมูลมาใช้กับการจัดการสารสนเทศ เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลและสารสนเทศระหว่างกันได้ ซึ่งจะส่งข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งหรือกระจายออกไปยังปลายทางจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว เช่น การใช้อินเทอร์เน็ตส่งอีเมล์ หรือสนทนาผ่านเครือข่ายการใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่ฟังวิทยุหรือดูโทรทัศน์

8.วิธีการประมวลผลข้อมูล

วิธีการประมวลผลข้อมูล
	การประมวลผลข้อมูลเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง  เพราะข้อมูลรอบ ๆ ตัวเรามีจำนวนมาก  ก่อนนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศก่อนจึงจะนำไปใช้ประโยชน์ได้   ซึ่งวิธีการประมวลผลข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์แบ่งเป็น  2  วิธี  ดังนี้  (สานิตย์  กายาผาด, 2542, หน้า 94)
	1 การประมวลผลออนไลน์ (Online Processing) เป็นเทคนิคการประมวลผลแบบสุ่ม จะประมวลผลตามเวลาที่เกิด การประมวลผลออนไลน์นี้จัดว่าเป็นการประมวลผลแบบ Real-Time Processing หมายความว่าจะทำการประมวลผลทันทีโดยไม่ต้องรอรวบรวมข้อมูล รายการจะถูกนำไปประมวลผลและได้ผลลัพธ์ทันที การประมวลผลแบบ Real-Time นี้ จะมีเทอร์มินัลต่อเข้ากับ CPU โดยตรง ข้อมูลจะมีความทันสมัยอยู่ตลอดเวลา ระบบลักษณะนี้เรียกว่า Online System  เช่น การฝาก-ถอนเงินของธนาคารด้วย ATM     2 การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) คือ การประมวลผลโดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่งก่อนทำการประมวลผล การประมวลผลจะทำตามช่วงเวลาที่กำหนดอาจทำทุกวันหรือทุกสิ้นเดือน ผู้ใช้ไม่สามารถเห็นผลลัพธ์ทันทีและไม่สามารถโต้ตอบกับระบบได้ แต่การประมวลผลแบบนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผลได้มากกว่าการประมวลผลแบบอื่น ข้อมูลจะเป็นแบบ Transaction file ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประมวลผลนี้เรียกว่า Off-line System เช่น ระบบคิดดอกเบี้ยของธนาคาร การคิดค่าน้ำ-ค่าไฟ เป็นต้น

7.ประเภทของข้อมูล

ความหมายของข้อมูลข้อมูล   คือ ข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดิโอไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ  ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง  และต้องถูกต้องแม่นยำ  ครบถ้วน ขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง ข้อมูลจึงหมายถึงตัวแทนของข้อเท็จจริง หรือความเป็นไปของสิ่งของที่เราสนใจ

 ข้อมูลสถิติ หมายถึงข้อมูลที่เป็นตัวเลขหรือไม่เป็นตัวเลขเช่นเดียวกับ ข้อมูล แต่ข้อมูลสถิติจะมีจำนวนมากกว่า และสามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้ และจะแสดงข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลขหรือไม่เป็นตัวเลขก็ได้ แบบเดียวกับข้อมูล แต่ต้องมีจำนวนมาก เพื่อแสดงลักษณะของกลุ่ม ตัวอย่าง  ข้อมูล ที่เป็นตัวเลข– จำนวนนักเรียนโรงเรียนระยองวิทยาคม มี 3853 คน               ข้อมูล ที่ไม่เป็นตัวเลข– จากการสังเกตพบว่า

    วิทยาคมส่วนใหญ่มาโรงเรียนสายนักเรียนโรงเรียนระยอง

               ข้อมูลสถิติ ที่เป็นตัวเลข                                   –  คะแนนโดยเฉลี่ยของนักเรียนระดับชั้น ม. 6 โรงเรียนระยองวิทยาคมคือ  2.64
                ข้อมูลสถิติ ที่ไม่เป็นตัวเลข                                      – จากการสำรวจความพึงพอใจของผู้ปกครองพบว่าร้อยละ 61.5  มีความเชื่อมั่นและไว้วางใจโรงเรียนในเรื่องของการดูแลระเบียบวินัย     ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งต่างๆ ที่เราสนใจศึกษา จำแนกได้ดังนี้1. ข้อมูลเชิงปริมาณ คือ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่ใช้แสดงปริมาณของสิ่งต่างๆ                  2. ข้อมูลเชิงคุณภาพ คือ ข้อมูลที่ใช้อธิบายลักษณะ สมบัติหรือสถานการณ์ของสิ่งต่างๆ ข้อมูล (data) หรือ ข้อมูลดิบ หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อาจจะเป็นตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ก็ได้. ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องแม่นยำ และเป็นปัจจุบัน เช่น ปริมาณ ระยะทาง ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์คะแนนของนักเรียน รายงาน บันทึก ฯลฯข้อมูล คืออะไรข้อมูล คือข่าวสารรายละเอียดต่าง ๆ ที่ต้องการจัดเก็บ เพื่อที่จะเรียกข้อมูลมาอ้างอิงหรือแก้ไขได้ในภายหลังตามวัตถุประสงค์ของข้อมูล  อาจจะมีทั้งชนิดที่เป็นข้อความ(Text)  ตัวเลข(Numbers)  วันที่(Dates)  หรือแม้กระทั่งรูปภาพ (Pictures)
ข้อมูล  หมายถึง  ข้อมูลที่ยังไม่ได้ผ่านการประมวลผล  ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง  ขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินงานที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วและเก็บข้อมูล  ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง  แม่นยำ  และรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน  มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสม  อาจมีทั้งประเภทตัวเลข ข้อความ วันที่ รูปภาพ เช่น ที่อยู่  เบอร์โทรศัพท์  คะแนนของนักเรียน เป็นต้น     ข้อมูล หมายถึง ข้อความจริงที่อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความก็ได้ แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ1. ข้อมูลปฐมภูมิ คือ ข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องเก็บรวบรวมจากผู้ให้ข้อมูลหรือแหล่งที่มาของข้อมูลโดยตรง โดยไม่มีผู้ใดเคยเก็บมาก่อน                                2. ข้อมูลทุติยภูมิ คือ ข้อมูลที่ผู้ใช้ไม่ต้องเก็บรวบรวมจากผู้ให้ข้อมูลหรือแหล่งที่มาของข้อมูลโดยตรง ได้จากผู้ที่เก็บรวบรวมไว้แล้วข้อมูล (Data)  คือ ข้อความ หรือ ตัวเลขที่เกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง  ข้อมูลจะบอกเกี่ยวกับสภาพการณ์หรือสิ่งที่ปรากฏขึ้นข้อมูลจะมีสภาพความเป็นข้อมูลอยู่เช่นนั้น ไม่ว่าจะมีการนำไปใช้หรือไม่ (สุชาดา  กีระนันทน์, 2541)
ลักษณะของข้อมูล คือ เป็นข้อมูลดิบ และยังไม่มีเนื้อหา ข้อมูลอาจจะปรากฏในรูปแบบใดก็ได้  อาจจะใช้ประโยชน์ได้หรือไม่ก็ได้ (Groff & Jones, 2003) ข้อมูลอาจจะเป็นสัญลักษณ์ รูปภาพ หรือเสียง  นอกจากนั้น สัลยุทธ์ สว่างวรรณ (2546) ได้อธิบายว่า ข้อมูล เป็นข้อเท็จจริงที่ได้รับการรวบรวม หรือป้อนเข้าสู่ระบบ อาจใช้แทนเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในองค์การ หรือใช้แทนลักษณะสิ่งแวดล้อม ก่อนที่จะถูกนำไปดำเนินการให้อยู่ในรูปแบบที่เข้าใจและใช้ประโยชน์ได้ข้อมูล (data) คือ ข้อเท็จจริงต่างๆ ซึ่งต่อไปก็จะถูกนำมาประมวลผลนั่นเอง หรืออาจจะเรียกว่าเป็นวัตถุดิบ เมื่อข้อมูลถูกนำมาประมวล เช่น การจัดเรียง การแยกกลุ่ม จัดกลุ่ม การเชื่อมโยง หรือการคิดคำนวณ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริง (facts) ที่เกี่ยวกับเรื่องต่างๆ ซึ่งอาจเป็นข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข เช่น จำนวนผู้ป่วยที่ติดเชื้อ HIV ในหมู่บ้าน ราคาของพืชผักและผลไม้ต่างๆ ในหมู่บ้าน เป็นต้น หรืออาจเป็นข้อเท็จจริงที่ไม่ใช่ตัวเลข เช่น การศึกษา หรือ อาชีพของคนในหมู่บ้าน เป็นต้นข้อมูล (Data) คือข้อเท็จจริงต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือไม่เป็นตัวเลขก็ได้ ซึ่งเกี่ยวกับเรื่องที่เราสนใจศึกษา เช่น ความสูง น้ำหนัก รายได้ ฯลฯ ตัวอย่าง เด็กหญิงนิดาสูง 150 เซนติเมตร นายพีระพลหนัก 65 กิโลกรัม นายวุฒิชัยมีรายได้เดือนละ 20,000 บาท เด็กชายบุญมาสอบได้คะแนนวิชาคณิตศาสตร์ 15 คะแนน จากคะแนนเต็ม 20 คะแนน เป็นต้นในทางสถิติ ข้อมูลหรือข้อเท็จจริงจะต้องมีจำนวนมาก เพื่อเป็นการแสดงถึงลักษณะของกลุ่มหนึ่งหรือส่วนรวม สามารถนำไปเปรียบเทียบและตีความหมายได้ ข้อเท็จจริงเพียงหน่วยเดียวไม่ถือว่าเป็นข้อมูลสถิติ เช่น ความสูงของนักเรียนคนหนึ่งเป็น 160 เซนติเมตร ไม่ถือว่าเป็นข้อมูลสถิติ แต่ถ้าเป็นการวัดความสูงของนักเรียนทั้งชั้นหรือทั้งกลุ่มเป็นข้อมูลสถิติ (Statistical Data)  ถ้าเป็นตัวเลขหรือข้อความของหน่วยเดียว แต่บันทึกติดต่อกันเอาไว้เป็นระยะหนึ่ง ซึ่งสามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้ถือว่าเป็นข้อมูลสถิติ เช่น รายได้ของนางสาววิภาพรในสัปดาห์หนึ่งหรือเดือนหนึ่งถือว่าเป็นข้อมูลสถิติ
 เมื่อจำแนกตามลักษณะของข้อมูล สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ชนิดคือ
1. ข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่สามารถบอกได้ว่า มีค่ามากหรือน้อย แต่จะสามารถบอกได้ว่าดีหรือไม่ดี หรือบอกลักษณะความเป็นกลุ่มของข้อมูล เช่น เพศ ศาสนา สีผม คุณภาพสินค้า ความพึงพอใจ ฯลฯ
2. ข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative Data) หมายถึง ข้อมูลที่สามารถวัดค่าได้ว่ามีค่ามากหรือน้อย ซึ่งสามารถวัดค่าออกมาเป็นตัวเลขได้ เช่น คะแนนสอบ อุณหภูมิ ส่วนสูง น้ำหนัก ปริมาณต่างๆ ฯลฯ
2.1 ข้อมูลเชิงปริมาณแบบต่อเนื่อง (Continues Data) หมายถึง ข้อมูลที่เป็นจำนวนจริง ซึ่งสามารถบอกหรือระบุได้ทุกค่าที่กำหนดเช่น จำนวน 0 – 1 ซึ่งมีค่ามากมายนับไม่ถ้วน และเป็นเส้นจำนวนแบบไม่ขาดตอน
2.2 ข้อมูลเชิงปริมาณแบบไม่ต่อเนื่อง (Discrete Data) หมายถึงข้อมูลที่เป็นจำนวนเต็มหรือจำนวนนับ เช่น 0 , 1 , 2 , … ,…, 100 ฯลฯ หรือ 0.1 , 0.2 , 0.3 , … , … ซึ่งในช่องว่างของแต่ละค่าของข้อมูลจะไม่มีค่าอื่นใดมาแทรก
1. ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ผู้ใช้เป็นผู้เก็บรวบรวมข้อมูล ขึ้นเอง เช่น การเก็บแบบสอบถาม การทดลองในห้องทดลอง
2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Second Data) หมายถึง ข้อมูลที่ผู้ใช้นำมาจากหน่วยงานอื่น หรือผู้อื่นที่ได้ทำการเก็บรวบรวมมาแล้วในอดีต เช่น รายงานประจำปีของหน่วยงานต่างๆ ข้อมูลท้องถิ่นซึ่งแต่ละอบต.เป็นผู้รวบรวมไว้ ฯลฯ
2. ข้อมูลระดับอันดับ (Ordinal Scale) หมายถึง ข้อมูลที่สามารถแบ่งเป็นกลุ่มได้ แล้วยังสามารถบอกอันดับที่ของความแตกต่างได้ แต่ไม่สามารถบอกระยะห่างของอันดับที่แน่นนอนได้ หรือไม่สามารถเปรียบเทียบได้ว่าอันดับที่จัดนั้นมีความแตกต่างกันของระยะห่างเท่าใด เช่น อันดับที่ของการสอบของนักศึกษา อันดับที่ของผู้เข้าประกวดนางสาวไทย ฯลฯ
3. ข้อมูลระดับช่วงชั้น,อันตรภาค (Interval Scale) หมายถึง ข้อมูลที่มีช่วงห่าง หรือระยะห่างเท่าๆกัน สามารถวัดค่าได้แต่เป็นข้อมูลที่ไม่มีศูนย์แท้ เช่น อุณหภูมิ คะแนนสอบ GPA คะแนน I.Q. ฯลฯ
4. ข้อมูลระดับอัตราส่วน (Ratio Scale) หมายถึง ข้อมูลที่มีมาตราวัดหรือระดับการวัดที่สูงที่สุด คือ นอกจากสามารถแบ่งกลุ่มได้ จัดอันดับได้ มีช่วงห่างของข้อมูลเท่าๆกันแล้ว ยังเป็นข้อมูลที่มีศูนย์แท้ เช่น น้ำหนัก ส่วนสูง ระยะทาง รายได้ จำนวนต่างๆ ฯลฯ
1. ข้อมูลเชิงปริมาณ
2. ข้อมูลเชิงคุณภาพ
            

ความหมายของข้อมูล

นอกจากนี้ข้อมูลเชิงปริมาณยังสามารถแบ่งออกได้เป็นอีก 2 ลักษณะคือ

เมื่อจำแนกตามแหล่งที่มาของข้อมูล สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ชนิดคือ

เมื่อจำแนกตามระดับการวัด สามารถแบ่งออกได้เป็น 4 ชนิดคือ

1. ข้อมูลระดับนามบัญญัติ (Nominal Scale) หมายถึง ข้อมูลที่แบ่งเป็นกลุ่มเป็นพวก เช่น เพศ อาชีพ ศาสนา ผิวสี ฯลฯ ไม่สามารถนำมาจัดลำดับ หรือนำมาคำนวณได้

 ข้อมูล หมายถึง ข้อความจริงที่อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความ ข้อมูลจะต้องมีจำนวนมากพอที่จะเปรียบเทียบกันได้

 ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงใดๆที่อาจเป็นตัวเลขหรือวัตถุ ข่าวสาร สารสนเทศ ความคิดเห็น หรือความนิยม

 ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือสิ่งที่ยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริงของเรื่องที่สนใจศึกษา

 ข้อมูล หมายถึง ข้อความจริงที่อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่ได้ เมื่อจำแนกประเภทของข้อมลตามวิธีการเก็บรวบรวม มี 2 ประเภท

 ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งที่เราสนใจศึกษา ซึ่งอาจเป็นตัวเลขหรือข้อความก็ได้

 ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือสิ่งที่ยอมรับว่าเป็นข้อเท็จจริงของเรื่องที่สนใจศึกษาข้อมูลที่เป็นตัวเลข

 ข้อมูล หมายถึง ตัวเลขหรือวัตถุดิบที่ได้จากการรวบรวมข้อเท็จจริง เพื่อนำตัวเลขนี้ไปใช้งานสถิติ

6.ความหมายของข้อมูลเเละสารสนเทศ

ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่มีอยู่ในธรรม ชาติ เป็นกลุ่มสัญลักษณ์แทนปริมาณ หรือการกระทำต่างๆ ที่ยังไม่ผ่านการวิเคราะห์ หรือการประมวลผล ข้อมูลอยู่ในรูปของ ตัวเลขตัวหนังสือ รูปภาพ แผนภูมิ เป็นต้น 

ของผู้ใช้ ลักษณะของสารสนเทศ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลหลายๆ อย่างที่เกี่ยวข้องกันเพื่อจุดมุ่งหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งมีองค์ประกอบ 5 ส่วนคือ 
1. ข้อมูล เป็นตัวเลข ข้อความ เสียงและภาพ เป็นข้อมูล ป้อนเข้า 
2. การประมวลผล เป็นการกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูล จัดกระทำข้อมูล เพื่อ ให้เหมาะสมต่อการนำไปใช้ 
3. การจัดเก็บ เป็นวิธีการที่จะเก็บข้อมูลให้เป็นระบบที่สะดวกต่อการใช้ และ สามารถแก้ไขปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน 
4. เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการเก็บข้อมูล การประมวลผลทำให้เกิดผล ผลิต ได้แก่ คอมพิวเตอร์ โปรแกรมสำเร็จรูป อุปกรณ์การสื่อสาร เป็นต้น 
5. สารสนเทศ ผลผลิตของระบบสารสนเทศจะต้องถูกต้อง ตรงกับความต้อง การใช้ และทันต่อเหตุการณ์ใช้งาน 
การผลิตสารสนเทศจากข้อมูล 
การผลิตสารสนเทศ จะมีขั้นตอนหรือวิธีการต่างๆ ในการปฏิบัติ 9 วิธี ดังนี้ 
1. การรวบรวม (Capturing) เป็นการดำเนินการเพื่อรวบรวมและบันทึกข้อมูลให้ อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง เพื่อการประมวลผล เช่น การบันทึกไว้ในแฟ้มเอกสาร หรือด้วย เครื่องคอมพิวเตอร์ การรวบรวมทำได้โดยการสังเกตการสัมพันธ์ การทำแบบสอบถาม การ ทดสอบและการใช้แบบสำรวจ ข้อมูลที่ได้จะต้องมีคุณลักษณะ สำคัญ 2 ประการ คือ ความ ตรงตามความต้องการที่กำหนดไว้ และมีความเชื่อถือได้ 
2. การตรวจสอบ (Verifying) เป็นขั้นตอนสำคัญในระบบการผลิตสารสนเทศ ทำขึ้นเพื่อให้มั่นใจว่า ข้อมุลได้รับการรวบรวม และบันทึกเอาไว้อย่างถูกต้อง การตรวจสอบ ข้อมูลเป็นการค้นหา รวบรวมข้อมุลที่ยังมีความผิดพลาดโดยทั่วไป จะกระทำได้ 3 ลักษณะคือ 
2.1 การตรวจสอบความเป็นไปได้ หรือความสมเหตุ สมผลของข้อมูล 
2.2 การตรวจสอบความสอดคล้องกัน 
2.3 ตรวจสอบความสัมพันธ์ของข้อมูล เป็นการตรวจสอบความถูกต้องของ ข้อมูล โดยอาศัยความสัมพันธ์ของข้อมูลเป็นเกณฑ์ 
3. การจำแนก (Classifying) เป็นการกำหนดหลักการแบ่งประเภทข้อมูล เป็น หมวดหมู่หรือเป็นกลุ่ม ตามคุณสมบัติของข้อมูลในลักษณ์ ที่หมาะสมมีความหมายและเป็น ประโยชน์แก่ผู้ใช้ โดยการกำหนดสิ่งที่เหมือนกันไว้ด้วยกัน 
4. การจัดเรียงลำดับ (Arranging) ภายหลังที่มีการจำแนกข้อมูลและการกำหนด รหัสข้อมูลแล้ว จำเป็นต้องจัดวางโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล ว่าจะจัดเรียงลำดับระเบียบ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลอย่างไร 
5. การสรุป (Summarizing) เป็นการจัดรวบรวมข้อมูลเข้าด้วยกันหรือแบ่ง กลุ่มข้อมูล และรวบยอดของแต่ละกลุ่ม เพื่อเตรียมคำนวณหาค่าดัชนี หรือสารสนเทศในขั้น ต่อไป การสรุปหรือการรวบรวมยอดข้อมูลนี้ มีประโยชน์ในการตรวจสอบความแนบนัย ของ ข้อมูลอีกด้วย 
6. การคำนวณ (Calculating) เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะจัดการทำข้อมูลให้เป็น สารสนเทศ ที่อาศัยกระบวนการของคณิตศาสตร์ มาจัดกระทำกับข้อมูล ในรูปความสัมพันธ์ กัน เช่น อัตราส่วน สัดส่วน และเลขดัชนี เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความหมายตามความต้องการ ของผู้ใช้ที่ได้กำหนดไว้แล้ว 
7. การจัดเก็บ (Storing) หลังจากที่ได้คำนวณได้ค่าสารสนเทศหรือดัชนีต่างๆ แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือ การจัดเก็บเพื่อการบริการว่าจะต้องจัดเก็บทำข้อมูลพื้นฐานและสารสนเทศที่ ผ่านการจัดกระทำด้วยมือหรือเครื่องคอมพิวเตอร์ 
8. การเรียกใช้ (Retrieving) เป็นกระบวนการค้นหา และดึงข้อมูลที่ต้องการออก จากสื่อ ที่ใช้เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน หรือเพื่อให้บริการและคำตอบแก่ผู้ใช้ 
9. การเผยแพร่ (Disseminating and Reproducing) เป็นเป้าหมายสุดท้าย ของการดำเนินการสารสนเทศ คือการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ ทำให้แบบ เอกสาร รายงานหรือการเสนอบนจอภาพ 
ลักษณะของสารสนเทศที่ดีต้องประกอบไปด้วยรายละเอียด ดังนี้ 
1. ความเที่ยงตรง (Accuracy) หมายถึง ปราศจากความเอนเอียง สารสนเทศที่ดี ต้องบอกลักษณะความเป็นจริงที่เกิดขึ้น ไม่ชี้นำไปทางใดทางหนึ่ง 
2. ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (Relevancy) หมายถึง มีเนื้อหาตรงกับเรื่อง ที่ต้องการใช้ของผู้ใช้แต่ละคน 
3. ทันต่อเวลา (Timeliness) หมายถึง สามารถนำสารสนเทศที่ต้องการไปใช้ได้ ทันต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น การจัดเตรียมสารสนเทศให้ทันต่อเวลา ที่ต้องการใช้ มี 2 ลักษณะ คือ การจัดทำสารสนเทศล่วงหน้าตามกำหนดเวลาที่เหตุการณ์จะเกิดในอนาคต และการจัดทำสาร สนเทศอย่างรวดเร็วเพื่อนำไปใช้ในเหตุการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น